Varför ska man göra dokument och information digitalt? Finns det säkra sätt att förvara dem på? Säg att du har en stor mängd data som finns på papper. När du har tusentals dokument som ska förvaras, kräver det att du har stora dokumentskåp. Tänk på biblioteken. De har oftast hela källarplan fulla med böcker, tidskrifter och mikrofilmer. Om du har möjlighet att förvara dokumenten i hela våningar med hyllor, ja då bör man förvara dem i pappersformat. Men säg att det skulle börja brinna i det hus eller i de förvaringar som dokumenten finns i. Då skulle allt gå förlorat.
Digital information är beroende av el
Å andra sidan; säg att du har digitaliserat allting som du har i digitala arkiv, i servrar eller på internet. Säg sedan att strömmen går. Du får inte någon el, därför att det har hänt något med det företag som levererar el till ditt företag, eller att en storm har gjort att skogen har ramlat ner på de elledningar som förser ditt företag med el. Ja, då har du ingen tillgång till ditt material som ligger digitalt lagrat på en server, eftersom din dator är helt beroende av tillgången till el.
Använd både hängslen och livrem
Som du ser, finns det både för- och nackdelar med att förvara information både i pappersform och i digitalt arkiv. Det allra säkraste är givetvis att förvara dem i båda formerna; både i pappersform, på mikrofilm och digitalt. Då har du försäkrat dig om att vad som än händer, har du tillgång till materialet. Ju mer känsligt material, desto viktigare att du förvarar materialet på säkra sätt.